Grce l'automatisation, l'INSEAD perfectionne l'exprience des tudiants et du personnel

Enjeu

Crer une exprience connecte pour permettre tous d'tudier en ligne, depuis partout

L'INSEAD est une grande cole de commerce qui propose l'un des meilleurs MBA au monde. L'cole parvient rester la pointe de son secteur en offrant ses tudiants ainsi qu' ses enseignants des expriences de premier rang. Pourtant, son vaste cosystme technologique de plus de 100 applications cloisonnes empchait l'INSEAD de rpondre correctement aux attentes de chacun. Cette situation dgradait l'exprience des tudiants, en particulier au moment de l'inscription et de la dfinition de leur emploi du temps. Par ailleurs, cela impliquait une surcharge de tches manuelles pour le personnel administratif et augmentait les cots de maintenance IT.

L'INSEAD avait donc besoin d'une nouvelle approche d'intgration pour dcloisonner ses donnes, connecter les diffrents systmes stratgiques entre eux et enfin proposer ses tudiants et enseignants du monde entier une exprience ducative parmi les meilleures du secteur.

Objectifs

Offrir des conditions d'enseignement exceptionnelles

Pour proposer une exprience digitale fluide aux tudiants et aux enseignants, l'INSEAD devait:

• rduire le nombre de tches manuelles et mettre en place une vue unifie de l'emploi du temps des tudiants, en intgrant une nouvelle plateforme de planning des systmes existants ;
• amliorer les oprations commerciales en modernisant les systmes legacy grce SalesCloud de Salesforce ;
• automatiser l'inscription des tudiants pour la rendre plus efficace et moins coteuse, intgrer les principales applications pdagogiques (par exemple Canvas), et les systmes legacy (comme OraclePeopleSoft).

Solution

Optimiser les procdures d'inscription et de cration des emplois du temps

Automatiser l'dition des emplois du temps

Pour l'INSEAD, l'objectif prioritaire tait de limiter les tches manuelles lies la planification des cours. Il s'agissait aussi de crer une vue d'ensemble sur les emplois du temps des tudiants grce TimeEdit, une nouvelle plateforme ddie. Initialement, cette plateforme ne permettait pas de charger les fichiers Excel comportant les emplois du temps, ce qui obligeait l'quipe planifier des milliers de cours manuellement. Rsultat: des semaines de travail supplmentaire chaque semestre. En crant des API sur AnypointPlatform, l'INSEAD a fourni une fonctionnalit facile utiliser qui permettait de charger sur TimeEdit les emplois du temps au format Excel en quelques minutes.

En outre, la qualit suprieure des fonctionnalits de gestion des erreurs fournies par la plateforme permettent de les identifier rapidement, ce qui facilite la planification des cours pour des milliers d'tudiants, explique Choo Tatt Saw.

L'INSEAD rencontrait galement des difficults avec les planificateurs issus d'autres dpartements, habitus utiliser leurs propres outils spcialiss. Pour rsoudre cette problmatique, l'INSEAD a cr une API qui intgre Canvas (son systme d'information ddi aux tudiants) TimeEdit, ainsi qu' sa plateforme d'apprentissage et MicrosoftAzureBOT. Grce ces intgrations, le personnel a dsormais une vue d'ensemble sur la planification des cours, le tout en continuant utiliser ses outils de prdilection.

Optimiser les procdures d'inscription

L'INSEAD a automatis ses processus d'inscription en adoptant l'approche fonde sur les API de MuleSoft. Cette initiative a non seulement amlior l'efficacit de ses quipes en minimisant les tches rptitives mais aussi rduit les cots. Par exemple, l'INSEAD a cr une source unique de rfrence dans PeopleSoft, le systme d'information dans lequel le personnel saisissait toutes les donnes relatives aux cours. Une solution particulirement pertinente si l'on considre que la mise en place de la plateforme d'apprentissage Canvas avait doubl la charge travail du personnel avait doubl, car il fallait saisir des donnes identiques dans deux systmes diffrents. En plus du travail que cette double saisie manuelle reprsentait, le nombre d'erreurs avait augment.

Pour rsoudre cette problmatique, l'INSEAD a utilis une API pour intgrer les donnes de PeopleSoft et les envoyer Canvas.

L'intgration entre PeopleSoft et Canvas fait gagner du temps au service des diplmes tout en rendant notre processus d'inscription plus prcis. Au bout du compte, cela bnficie aussi nos tudiants , explique Raphael Degrave, directeur de l'architecture et du digital. En outre, la rutilisation de l'API Canvas pour un autre projet nous a permis de rduire notre temps de dveloppement de trois mois deux jours.

Moderniser ses CRM

L'autre objectif de l'INSEAD consistait moderniser ses CRM legacy en mettant en place SalesCloud de Salesforce pour le dpartement en charge de l'Executive Education. l'aide d'AnypointPlatform de MuleSoft, l'cole a cr des API pour permettre aux enseignants et au personnel administratif d'accder aux informations des tudiants dans Sales Cloud (par exemple leur profil, leur relev de notes et leur exprience professionnelle), en toute scurit. Auparavant, ces donnes essentielles taient parpilles entre plusieurs systmes diffrents. Grce l'intgration avec MuleSoft, SalesCloud est devenu le systme d'information principal de l'INSEAD. Les tches quotidiennes des enseignants et du personnel administratif sont dsormais traites plus rapidement puisqu'il n'est plus ncessaire de se connecter diffrents systmes.

Les API cres avec MuleSoft connectent de nombreux systmes stratgiques SalesCloud, tels que l'ERP PeopleSoft et Eloqua, notre plateforme marketing, affirme Raphael Degrave. De plus, grce MuleSoft, nous avons dploy SalesCloud 3fois plus rapidement que si nous l'avions fait en utilisant du code personnalis.

Rsultats

Une productivit renforce dans toutes les quipes, avec plusieurs semaines de travail limines chaque semestre

Jusqu' prsent, MuleSoft nous a permis de crer 36API. Celles-ci ont amlior les processus de toute l'organisation et ont rduit de 60% le nombre de tches manuelles, rapporte Manoj Lasantha, architecte des solutions l'INSEAD.

MuleSoft a galement permis d'acclrer de 44% les dlais de dveloppement, ce qui a permis d'conomiser en moyenne 80heures de travail pour chaque nouvelle intgration.

Raphael Degrave conclut: Sur les quatre API que nous avons cres avec MuleSoft, trois ont t rutilises pour d'autres intgrations. Celles-ci ont permis de se passer d'un recours du code personnalis, dont le dveloppement aurait t coteux et chronophage.

Cette initiative donne l'INSEAD les moyens d'offrir ses tudiants une exprience pdagogique de grande qualit, et prouve qu'une approche fonde sur les API permet de rationaliser et d'amliorer le partage des donnes.

Les succs rencontrs par l'INSEAD dans la mise en place de ces intgrations fondes sur les API, ainsi que la rduction du taux d'erreurs dans la synchronisation des donnes, ont encourag les quipes utiliser MuleSoft pour repenser toutes leurs intgrations bases sur du code personnalis. long terme, nous souhaitons tirer parti de MuleSoft pour mener bien des initiatives mtiers stratgiques, notamment la refonte de notre portail ddi aux anciens tudiants et nos plateformes RH et financire, dclare Raphael Degrave. MuleSoft sera amen jouer un rle crucial dans ces initiatives, en simplifiant les connexions entre divers services.