Die Herausforderung

Kindertagessttten, Vorschulen und andere frhpdagogische Programme stehen unter enormem Druck. Ihre Betreiberinnen/Betreiber mssen komplexe Geschftsablufe managen, die hohen Erwartungen der Eltern bertreffen und Compliance-Vorgaben erfllen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Erzieherinnen und Erzieher gengend Zeit haben, sich um die ihnen anvertrauten Kinder zu kmmern.

Brightwheel wurde 2014 in San Francisco gegrndet, um Schulen und Familien bei der Bewltigung dieser Herausforderungen zu untersttzen. Die Software konzentrierte sich zunchst darauf, Kindertagessttten und Vorschulen bei der Digitalisierung des Klassenmanagements zu helfen weg von Stift und Papier hin zur digitalen Erfassung von Anwesenheiten und zur Ermglichung der Kommunikation mit Eltern ber eine mobile App. Schnell erkannte Brightwheel den enormen zustzlichen Verwaltungsaufwand, der mit dem Betrieb einer Kindertagessttte oder Vorschule verbunden ist, insbesondere im Hinblick auf Cashflow und Finanzoperationen. Viele Einrichtungen arbeiten mit geringen Margen und sowohl Probleme bei der Zahlungseintreibung als auch verzgerte Abrechnungen knnen ihre Fhigkeit gefhrden, wesentliche finanzielle Verpflichtungen wie Miete und Gehaltszahlungen zu erfllen.

Um diese Herausforderungen zu bewltigen, entwickelte das Unternehmen schnell erweiterte Funktionen, mit denen Anbieterinnen/Anbieter die Abrechnung vereinfachen, Schulgebhren schneller einziehen und bessere Transparenz ber ihren Cashflow gewinnen knnen. Wir stellen ein komplettes Set an Tools bereit, um die Bedrfnisse unserer Kundinnen/Kunden zu erfllen und sicherzustellen, dass sie pnktlich bezahlt werden damit sie sich auf das konzentrieren knnen, was ihnen am wichtigsten ist: die bestmgliche Betreuung zu bieten und die nchste Generation zu frdern, sagte Filip Nuytemans, Vice President of New Initiatives bei Brightwheel.

Um dieses Toolset aufzubauen, wusste Brightwheel, dass es eine leistungsstarke Zahlungsinfrastruktur bentigte eine, die sowohl die Wachstum in internationalen Mrkte untersttzt als auch die kontinuierliche Entwicklung neuer Funktionen ermglicht, mit denen Kindertagessttten und Vorschulen den finanziellen Teil ihres Geschfts effizient verwalten knnen.

Da viele Kindertagessttten und Vorschulen ihre Ablufe zum ersten Mal digitalisierten, musste Brightwheel den Onboarding-Prozess besonders einfach gestalten. Gleichzeitig musste dieser Prozess jedoch die unterschiedlichen und komplexen Anforderungen fr Compliance und Identittsverifizierung verschiedener Schultypen erfllen. Zudem wollte das Unternehmen Eltern die Mglichkeit bieten, zuverlssig online mit ihrer bevorzugten Zahlungsmethode zu bezahlen und gleichzeitig Kindertagessttten und Vorschulen dabei untersttzen, Betrug zu verhindern, whrend sie begannen, Schulgebhren ber diesen neuen Kanal zu akzeptieren.

Die Lsung

Brightwheel baute seine Zahlungsinfrastruktur auf Stripe auf und nutzte dabei Stripes umfangreiche Suite an Finanzlsungen, die vertikalen SaaS-Plattformen ermglichen, ihr Wertversprechen zu erweitern und ihr Wachstum zu skalieren. Mit Stripe schuf Brightwheel mehrere Umsatzstrme und damit eine konstante Einnahmequelle, die das Unternehmen in Forschung und Entwicklung, Innovation und das Wachstum der Plattform investieren konnte.

Brightwheel startete zunchst mit Stripe Billing, um Abonnementgebhren von Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen einzuziehen. Aufbauend auf diesen wiederkehrenden SaaS-Umstzen entwickelte Brightwheel eine eingebettete Zahlungslsung mit Stripe Connect, wodurch Einrichtungen die Zahlung von Studiengebhren durch Familien online annehmen konnten. Um den Cashflow der Programme weiter zu verbessern, ermglichte Brightwheel ber Connect Auszahlungen am nchsten Tag. Auerdem nutzte das Unternehmen die automatisierte 1099-K-Steuerberichterstattung von Connect, um den Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen die zeitaufwendige Steuererklrung abzunehmen. Dank der Mglichkeit von Connect, das Onboarding von Hndlerinnen/Hndlern sowie Zahlungen und Auszahlungen in mehr als 46 Lndern zu untersttzen, konnte Brightwheel schnell nach Kanada expandieren, ohne fr jedes neue Land eine separate Zahlungsinfrastruktur aufbauen zu mssen.

Im Jahr 2025 nutzte Brightwheel die eingebetteten Komponenten von Stripe fr das Onboarding, um automatisch verschiedene Compliance-Anforderungen fr unterschiedliche Arten von Organisationen zu verwalten. So kann Brightwheel beispielsweise mithilfe der Stripe-Logik automatisch unterschiedliche Compliance-bezogene Informationen von Privatschulen anfordern (nicht von ffentlichen Schulen). Dadurch knnen Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen das Onboarding schneller abschlieen und Brightwheel erhlt gleichzeitig alle erforderlichen Compliance-Informationen. Darber hinaus setzte Brightwheel beim Onboarding Stripe Identity ein, um die Identitt neuer Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen programmgesteuert zu besttigen und so Hndlerbetrug zu verhindern.

Durch die Bndelung von Connect mit Stripe Payments konnte Brightwheel seinen Kinderbetreuungs- und Vorschulprogrammen im Zuge des Wachstums der Plattform eine Vielzahl von Zahlungsmethoden anbieten, sodass Familien ihre Schulgebhren einfacher bezahlen konnten. Um den Prferenzen der Kundinnen und Kunden gerecht zu werden, beschloss Brightwheel, Kreditkarten, ACH-Transaktionen und ACSS-Lastschriften in Kanada anzubieten und kann bei Bedarf weitere Zahlungsmethoden aktivieren.

Die Ergebnisse

Brightwheel wchst mit Stripe zum Marktfhrer

Seit der Zusammenarbeit mit Stripe ist Brightwheel von einem Start-up zu einem fhrenden Anbieter im Bereich der Software fr Kinderbetreuungsmanagement gewachsen. Mithilfe der globalen Reichweite von Connect untersttzt Brightwheel mit seinem Abo- und Zahlungsangebot mittlerweile Millionen von Schler/innen, Familien sowie Schulen in den USA und Kanada.

Unsere Partnerschaft mit Stripe bietet uns Flexibilitt, Innovation und Geschwindigkeit, sagte Nuytemans. Da Stripe sich um die Zahlungen kmmert, knnen wir unsere Entwickler/innen darauf konzentrieren, neue Herausforderungen fr unsere Kundinnen und Kunden zu lsen, unser Produkt zu verbessern und Wachstum zu frdern.

Bis zu 85% schnelleres Onboarding

Durch den Einsatz von eingebetteten Connect-Komponenten und Identity hat sich der Onboarding-Prozess fr Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen von bis zu einer Woche in der Hochsaison auf nur einen Tag verkrzt. Diese Lsungen untersttzen auerdem die unterschiedlichen und komplexen Compliance-Anforderungen von Brightwheels vielfltiger Kundschaft und stellen sicher, dass Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen schnell mit dem Einzug von Online-Einschreibungsgebhren beginnen knnen.

Unsere Schulen bekommen von dieser Komplexitt nichts mit, weil die gesamte Compliance-Logik im Backend mit Stripe abluft. So knnen wir unseren Kundinnen und Kunden ein nahtloses Erlebnis bieten und ein kompliziertes Problem sowie einen mhsamen Prozess in ein wirklich einfaches Tool verwandeln, mit dem sie schnell bei Brightwheel durchstarten knnen, sagte Nuytemans.

Einzahlungen am nchsten Tag erhhen den Cashflow von Kinderbetreuungseinrichtungen

Durch das Angebot von Einzahlungen am nchsten Tag hat Brightwheel seinen Kundinnen und Kunden geholfen, ihren Cashflow zu verbessern und ihre finanziellen Verpflichtungen zu erfllen. Dank der erstklassigen Infrastruktur von Stripe werden Schulgebhren jetzt mhelos verarbeitet und ber Banken und Netzwerke an Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen weitergeleitet und machen den Prozess sowohl fr Eltern als auch fr Schulen unkompliziert.

Unsere Kundinnen und Kunden verlassen sich darauf, dass wir die Schulgebhren von den Eltern zuverlssig einziehen. Diese Zahlungen pnktlich und problemlos zu erhalten, ist fr unsere Schulen von entscheidender Bedeutung, sagte Nuytemans. Mit Stripe sind die Zahlungen korrekt, przise und zuverlssig so knnen wir unsere Kundinnen und Kunden schneller auszahlen und ihnen stets exzellenten Service bieten.